Preparación De La Propuesta De Sistema

Redacción y presentación de la propuesta del sistema

MÉTODOS DISPONIBLES

La propuesta escrita es el resumen del trabajo que el ingeniero de siste­mas ha desarrollado hasta ese punto y, como tal, es fundamental que su redacción y presentación tenga gran cuidado. El ingeniero puede crear una propuesta de sistemas con éxito mediante el uso de tres métodos. Estos métodos comprenden la organización eficaz del conteni­do, un estilo profesional de redacción, y la presentación oral de la pro­puesta de una manera informativa.

LA PROPUESTA DEL SISTEMA

Organización de la propuesta del sistema

Una vez que ha recopilado el material que va a incluir en su propuesta de sistemas, necesita integrar toda esta información de una manera lógica y visualmente atractiva. Esto implica incluir como elementos fun­damentales, un estilo eficaz de redacción, el uso complementario de figuras y otros detalles visuales del documento de la propuesta.

Que incluir en la propuesta de sistemas

Existen diez secciones principales que integran el documento de la propuesta del sistema. Cada sección cuenta con una función especial; y eventualmente, la propuesta debe apegarse al orden siguiente:

Carta de presentación.

Página del título del proyecto.

Contenido.

Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones).

Descripción del estudio de sistemas con la documentación apro­piada.

Resultados detallados del estudio de sistemas.

Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran).

Recomendaciones del ingeniero de sistemas.

Resumen.

Apéndices

Carta de presentación. La propuesta del sistema debe ir acompañada de una carta de presentación para la dirección y para el grupo de trabajo de la Administración de los Servicios. Debe incluir a aquellos que partici­paron en el estudio y resumir los objetivos del mismo. La carta de presentación también puede Ilevar la fecha y el lugar para la presenta­ción oral de la propuesta del sistema. La carta de presentación debe ser concisa (máximo una página) y, con un estilo coloquial, ya que su función es poner al tanto a la dirección sobre la propuesta del sistema.

Página del título. Incluye en la página del título el nombre del proyecto, los nombres de los miembros del grupo de análisis de siste­mas y la fecha en que se presenta la propuesta. La información conte­nida en la página del título debe ser muy clara.

La titulación de un proyecto tiene más de arte que de ciencia. El título de la propuesta debe expresar con precisión el contenido de la propuesta, pero también debe implicar cierta imaginación. En oca­siones, conviene la aliteración, al utilizar las mismas letras para co­menzar cada palabra ("El Sistema Soñado "), pero hay muchas otras ideas que también pueden servir, tales como utilizar un título principal con un subtítulo separado por una coma. Si durante el desarrollo del proyecto se creó un acrónimo, que la organización reco­nozca y respete, puede Ilegar a utilizarse en el título. El punto principal es que el título es muy importante para lograr que el lector se interese en la propuesta y no debe plantearse como una idea posterior.

Contenido (Índice). Es de gran utilidad para los lectores en las propuestas largas. Si la propuesta es corta (menos de 10 páginas), omita el índice aludido, ya que en un documento tan corto sería superfluo.

La clave para elaborar un índice de contenido, es prepararlo durante el desarrollo de la propuesta, cuando el ingeniero redacta las secciones y las subsecciones y las identifica con títulos expresivos, indi­cando el contenido de cada una de ellas. Mientras más conciso sea el índice Ilegará a ser más eficaz.

Resumen ejecutivo. Los resúmenes ejecutivos están tan bien di­fundidos en el mundo de los negocios que se han vuelto un cliché para los integrantes de la organización con el tiempo medido, ya que con sólo hojear estos resúmenes, uno se entera de manera somera de las ac­tividades de las organizaciones. Si bien Ilegamos a bromear con el cliché, entendemos que un resumen ejecutivo bien redactado es decisi­vo para la propuesta del sistema. El resumen ejecutivo, en 250 a 375 palabras, entera de quién, cuál, cuándo, dónde, qué y el cómo de la propuesta, tal y como ocurre con el primer párrafo de un artículo del diario. Va directo al cora­zón del proyecto de sistemas, de tal forma que quien lo lea tenga una idea precisa de lo que ocurre. También debe incluir las recomenda­ciones de los ingenieros de sistemas y las acciones deseadas de la geren­cia, ya que algunas personas sólo Ilegarán a leer tal resumen.

El resumen ejecutivo es difícil de escribir, ya que su contenido debe ser conciso. Debe escribirse sólo cuando se haya completado el resto de la propuesta, pues es en tal momento cuando el ingeniero tendrá una visión completa y adecuada de lo que propone.

Descripción del estudio de sistemas. Esta sección proporciona in­formación acerca de todos los métodos utilizados en el estudio y quien o que fue sujeto del estudio. Debe incluirse en esta sección cualquier cuestionario, entrevista, muestreo de datos de archivo, observaciones o prototipos que se hayan utilizado en el estudio de sistemas.

Basándose en los conceptos pre­sentados acerca de sus expectativas para la propuesta, escriba un resumen eje­cutivo de una página, que sirva como la primera página del infor­me. Es absolutamente necesario resumir sus recomendaciones en términos muy sencillos. Utilice un formato atractivo y siga los líneamientos de los resúmenes eje­cutivos.

Las fuentes de información utilizadas para investigar el sistema, incluyen la lista de personas entrevistadas y observadas y los formularios que fueron analizados. Todo esto puede incorporarse como evidencia de que se ha concluido un estudio completo. Esta sección sirve también para demostrar a la gerencia, el grado de cobertura y profundi­dad del estudio.

Resultados detallados del estudio de sistemas. Esta sección detalla lo que el ingeniero de sistemas ha encontrado acerca del sistema, a través de los métodos descritos en la sección anterior. Cualquier conclu­sión acerca de los problemas que presenta el sistema se expresan en esta sección. Esto incluye tipos y frecuencia de los errores; las cargas de trabajo actuales y proyectadas, y la manera en que las enfrenta el sistema actual.

Esta sección presenta los problemas con el sistema. Se incluyen aquellos problemas u oportunidades que serán referidos por las alternativas que se van a presentar en la siguiente sección.

Alternativas del sistema. En esta parte de la propuesta, el ingeniero presenta dos o tres soluciones alternativas que se dirigen de manera di­recta a los problemas anteriormente señalados. El análisis preliminar debe incluir las dos o tres mejores alternativas, aunque se pudiera con­tar con más de tres soluciones. Entre las alternativas debe incluirse la de mantener el sistema actual.

Cada una de las alternativas (aun aquellas que mantienen el sta­tus quo) deben analizarse de manera separada. Describe los costos y los beneficios de cada situación. Esta sección es un lugar excelente para insertar aquellas gráficas que comparen con claridad los costos y beneficios de cada solución. Ya que es frecuente encontrar ventajas y desventajas en cualquier solución, asegúrese de incluir a cada una de ellas.

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE SISTEMAS

El tema de la presentación obviamente es la propuesta de sistemas (o alguna parte de ella). Las siguientes consideraciones incluyen quiénes deben conformar la audiencia de la presentación y como organizará apoyar y realizar la presentación oral. Todos estos aspectos se encuen­tran relacionados y las examinaremos por separado con el fin de enfa­tizarlos con claridad.

Comprensión de la audiencia

Así como la audiencia del documento de la propuesta define su estilo de redacción, el nivel de detalle y el tipo de figuras, el conocimiento de la audiencia de la presentación oral permite al orador descubrir que tan formal debe ser, que presentar y que tipo de ayudas visuales debe incluir. Es imperativo conocer a quien se dirigirá.

Si el auditorio es homogéneo, la tarea del ponente es más fácil, ya que sólo debe satisfacer unos cuantos puntos de vista. Aunque no in­tentamos analizar de manera extensiva los tipos de audiencia, hay ciertos puntos que deben tomarse en cuenta acerca de las diferencias entre audiencias.

Uso de datos demográficos

Los datos demográficos pueden obtenerse a través de cuestionarios, entrevistas y datos de archivo. Los datos demográficos básicos incluyen la edad del empleado, su sexo, educación, puesto dentro de la organización y la antigüedad en el puesto actual. Además, al recopilar estos datos entérese de los requeri­mientos potenciales de información que pueden solicitarse, y con ello logrará que su audiencia alcance una mejor comprensión durante la presentación oral. Consideraremos a los ejecutivos y a los principales usuarios como la audiencia que tomará la mayoría de las decisiones acerca del sistema propuesto. Sin embargo, la mayoría de los ingenieros que presentan una propuesta de sistemas se encuentran con combina­ciones de estas dos audiencias básicas, más que con un grupo homogéneo.

Audiencias de ejecutivos

Esta audiencia se compone de la alta dirección o la gerencia, quienes son los principales tomadores de decisiones dentro de la organización.

Ellos pueden o no tener experiencia técnica en el área bajo discusión y esto es algo que el ingeniero debe identificar durante la definición de los requisitos de información previos a la presentación de la propuesta.

Los ejecutivos requieren de suficiente información para tomar decisiones documentadas, pero durante una presentación oral, no vale la pena invertir tiempo en aspectos extremadamente técnicos. La información costo/beneficio es pertinente en las presentaciones a eje­cutivos. Pueden ser de utilidad algunos ejemplos (eventos breves, una cita, algo que soporte un punto principal) e ilustraciones (historias mas largas con un principio y final de desarrollo, a los cuales pueda re­ferirse de manera repetida a lo largo de la presentación. También pueden utilizarse para audiencias ejecutivas, estadísticas contenidas en ayudas visuales, tales como gráficas o diagramas.

Sea respetuoso de las restricciones de tiempo, ya que el tiempo es el recurso mas valioso del tomador de decisiones. Ensaye la presentación oral, de tal forma que pueda controlar su duración. Deje suficiente tiempo para preguntas y comentarios del momento y no se mantenga a la defensiva. Sea abierto y honesto al responder preguntas y no se resis­ta a admitir que desconoce la respuesta. Esté al tanto de las preguntas de su audiencia y no deje de contestarlas.

Usuarios principales

Los usuarios principales difieren de los ejecutivos, en el sentido de que de hecho estarán utilizando (y tal vez aún desarrollando) la salida del sistema. Mientras que ellos también tienen responsabilidades de toma de decisiones, y como usuarios, la propuesta de sistemas también les concierne.

Al dirigirse a los usuarios principales, considere discutir los cam­bios que ocurrirán en su trabajo, junto con una descripción de los de­talles operativos. Son de mucha utilidad los ejemplos con ilustraciones. La exposición de testimonios (esto es, apoyos de los individuos para puntos principales) también es una posibilidad, así como comentarios autorizados (provenientes de una fuente conocida y respetable) acerca de los beneficios del sistema propuesto. El análisis de costos y benefi­cios también puede servir para esta audiencia, pero es probable que no sea el foco principal de la charla.

Pueden ser de utilidad con los usuarios principales, las ayudas vi­suales de muestras de la salida o de otros prototipos del sistema. Debe considerarse cualquier ayuda visual que permita al usuario concebir el uso del sistema.

Organización de la presentación de la propuesta del sistema

Los tópicos han sido determinados y son aquellos problemas que exis­ten con el sistema actual, así como el sistema que usted y su equipo de sistemas propone para resolverlos. Lo anterior implica que los ponen­tes de propuestas de sistemas tienen resuelto un problema de decisión, pues escoger un tópico es con frecuencia la labor más difícil para el expositor

Revise todos los datos reunidos de la organización que se encuen­tren resumidos en la propuesta de sistemas. Tome cuatro o cinco puntos principales que sean la esencia de la propuesta. En particular, verifi­que el resumen ejecutivo, las secciones de recomendaciones y el resu­men de la propuesta. Si el tiempo disponible para la presentación oral es mayor de media hora, los puntos principales pueden ampliarse a nueve o más. Sin embargo, en una presentación oral, el asistente Ilega a retener no más de cuatro a seis puntos.

Cada uno de los puntos principales del informe oral debe contar con un soporte. No es correcto plantear un punto principal y no justifi­carlo. Se tienen numerosas opciones para apoyar los puntos principa­les. Estos incluyen ejemplos, ilustraciones, referencias de testimonios o de autoridades, y estadísticas. Recuerde que el ingeniero de sistemas cuenta con numerosas opciones para presentar el material; y no nece­sariamente son las mismas alternativas de la propuesta escrita.

Planeación de la introducción y la conclusión

Una vez que se ha trabajado en los puntos principales y en los puntos de apoyo puede redactarse una introducción y una conclusión. Observe que la redacción de una introducción ocurre al final y no al principio. Esto es así porque la introducción debe dejar ver a los cuatro o cinco puntos principales de la propuesta, lo cual es imposible determinar en un principio. Tal presentación prepara a la audiencia para escuchar los temas que se ofrecen.

La introducción debe incluir un "aliciente", algo que mantenga intrigada a la audiencia respecto a lo que vendrá después. Esto debe ser un enfoque creativo de la propuesta, para que dirija de manera unificada la atención de la audiencia hacia el nuevo material que se presenta. Por ejemplo, una anécdota, analogía, referencia, un poema incluso una broma, pueden abrir con éxito una presentación, en lugar de un comienzo deslucido o trillado. Si se decide por el humor, este de­be estar directamente relacionado con uno de los tópicos relevantes y el ingeniero debe capitalizarlo.