Recopilación De Información Métodos Interactivos

Este capitulo abarca tres de los métodos interactivos clave para recopilar información que puede utilizar el analista de sistema: entrevistas, jad y los cuestionarios. Durante el proceso de la entrevista con los tomadores de decisiones de la organización, que es un método utilizado por los analistas desistemas para recopilar datos sobre los requerimientos de información, los analistas escuchan metas, sentamientos, opiniones y procedimiento de informales. También venden el sistema durante las entrevistas. Las entrevistas son dialogo de preguntas y respuestas entre dos personas, planeados de antemano. El analista se vale de la entrevista para desarrollar su relación con un cliente, observar el lugar de trabajo y para recopilar datos relacionados con los requerimientos de información. Aunque el correo electrónico puede usarse para preparar al entrevistado planteándole preguntas previas a una reunión, por lo general las entrevistas deben realizarse en persona y de la manera electrónica.

Hay cinco pasos que deben realizarse para preparar las entrevistas:

• Leer los antecedentes
• Establecer los objetivos de la entrevista
• Decidir a quien entrevistar
• Preparara al entrevistado
• Decidir el tipo de preguntas y la estructura.

Hay dos tipos básicos de preguntas: abiertas o cerradas. Las preguntas abiertas permiten al entrevistado usar todas las opciones de respuestas. Las preguntas cerradas limitan las opiniones posibles. Los sondeos o preguntas de seguimiento pueden ser abiertos o cerrados, pero piden al encuestado una respuesta mas detallada.

Las preguntas pueden estructurarse de tres maneras básicas: pirámide, embudo y diamante. Las estructuras de pirámide empiezan con preguntas cerradas y detalladas y finalizan con preguntas más amplias y generales. Las estructuras de embudo empiezan con pregunta abierta y general y a continuación pasan a preguntas cerradas mas especificas. La estructuras con forma de diamante combinan la fortaleza de las otras dos estructuras, pero toma mucho mas tiempo para realizarse. Hay ventajas y desventajas involucradas en la decisión de cuan estructuradas hacer las preguntas de la entrevista y la secuencia de preguntas.

Para reducir el tiempo y costo de las entrevistas personales, los analistas podrían considerar como una alternativa el diseño conjunto de aplicaciones. Con jad, los analistas pueden examinar los requerimientos y diseñar una interfaz de usuario de manera conjunta con los usuarios. La evaluacióncuidadosa de la cultura particular de una organización ayudara al analista a determinar si el jad es una alternativa adecuada.

Mediante los cuestionarios, los analistas de sistema pueden recopilar datos sobre las actitudes, creencias, comportamiento y características de las personas importantes de la organización. Los cuestionarios son útiles si los miembros de la organización están dispersos se requiere trabajo deinvestigación antes de recomendar alternativas, o hay necesidad de detectar problemas antes de que se realice las entrevistas.

Objetivos de aprendizaje

• Una vez que haya dominado el material de este capítulo, podrá:
• reconocer el valor de los métodos interactivos para la recopilación de información.
• formular preguntas para una entrevista con el fin de recabar los requerimientos de información.
• estructurar entrevistas de una forma significativa.
• entender el concepto de jad y saber cuándo utilizarlo.
• escribir preguntas efectivas para las encuestas.
• diseñar y aplicar cuestionarios efectivos.

Hay tres métodos interactivos clave que usted puede utilizar para obtener los requerimientos de información de los miembros de la organización. Dichos métodos son las entrevistas, el diseño conjunto de aplicaciones (jad, joint application design) y la realización de encuestas mediante cuestionarios. Aunque su implementación es diferente, estos métodos tienen mucho en común. La base de las propiedades que comparten es hablar con, y escuchar a, las personas de la organización por medio de una serie de preguntas formuladas cuidadosamente.

Entrevista

Antes de que entreviste a alguien más debe entrevistarse a sí mismo. Necesita conocer sus prejuicios y cómo afectarán éstos sus percepciones. Sueducación, intelecto, formación, emociones y marco ético actúan como filtros poderosos de lo que va a oír en sus entrevistas.

Necesita pensar detalladamente en las entrevistas antes de hacerlas. Visualice por qué las va hacer, qué va a preguntar y qué es lo que a su juicio hará que esta entrevista tenga éxito. Asimismo, debe pensar cómo logrará que la entrevista sea satisfactoria para el individuo al que entreviste.

Una entrevista para recabar información es una conversación dirigida con un propósito específico que utiliza un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista usted necesita obtener las opiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales.

Antes todo, busque las opiniones de la persona que entreviste. Las opiniones podrían ser más importantes y reveladoras que los hechos. Por ejemplo, imagine que le pregunta a la dueña de una tienda tradicional, quien recientemente estableció una tienda en línea, cuantos reembolsas de clientesprocesa comúnmente mediante transacciones en la Web cada semana. Ella responde: "entre 20 y 25 por semana". Cuando usted revisa las transacciones y descubre que el promedio es de tan solo 10.5 por semana, podría llegar a la conclusión de que la propietario esta exagerando los hechos y el problema.

En cambio, imagine que le pregunta a la propietaria cuales son sus principales preocupaciones y que ella responde: "en mi opinión, son demasiado altas las devoluciones de productos comprobados a través de la Web". Al buscar opiniones más que hechos, usted descubre un problema clave que la propietaria desea solucionar.

Además de las opiniones, usted debe tratar de captar los sentimientos de los entrevistados. Recuerde que estos conocen la organización mucho mejor que usted. Al escuchar los sentimientos de los entrevistados, usted puede entender la cultura de la organización de una manera mas completa.

Las metas son información importante que se puede recabar de las entrevistas. Los hechos que obtenga de los datos concretos y reales podrían explicar el desempeño pasado, pero las metas reflejan el futuro de la organización. Trate de averiguar lo más que puedas acerca de las metas de la organización por medio de las entrevistas. Este quizás sea el único método de recopilación de datos efectivos para determinar las metas de la organización. En la entrevista se entabla una relación con alguien que probablemente sea un extraño para usted. Necesita establecer confianza y entendimiento rápidamente, pero al mismo tiempo debe mantener el control de la entrevista. También necesita vender el sistema que ofreciéndole información necesita su entrevistado. Esto es lo puede conseguir planificando la entrevista antes de realizarla, de tal manera que la conducción de la misma sea algo natura para usted. Afortunadamente, la realización eficaz de entrevistas es algo que puede aprenderse. Conforme practique, vera sus progresos. Mas adelante en el capitulo explicaremos el diseño conjunto de aplicaciones (jad), el cual puede ser una alternativa a las entrevistas uno a uno en ciertas situaciones.

Cinco pasos para preparar una entrevista

Se muestran los cinco pasos principales para preparar una entrevista. 

Estos pasos incluyen un rango de actividades que van desde recopilar antecedentes básicos hasta decidir a quien entrevistar

• Leer los antecedentes.
• Establecer los objetos de la entrevista.
• Decidir a quien entrevistar.
• Preparar al entrevistado.
• Decidir el tipo de preguntas y la estructura.